广西大学校长办公室文件
西大办〔2017〕10号
关于转发《审计处与规划基建处
工作协调机制》的通知
校属各有关单位：
经学校批准，现将《审计处与规划基建处工作协调机制》转发给你们，请相关单位遵照执行。
校长办公室
2017年9月15日
审计处与规划基建处工作协调机制
为了提高学校工程项目管理及审核的工作效率，加快工程项目建设进度，推动工程项目按计划实施，促使工程项目保质保量完成，学校对审计处与规划基建处在基建工作方面的基本流程和协调机制作出明确。
一、工程项目各阶段审计工作基本流程及要求
（一）立项阶段
1．咨询服务招标文件审核
（1）审核流程：招标代理机构编制招标文件，规划基建处初审并签署意见、盖章→审计处提出书面审核意见或建议反馈给规划基建处→规划基建处按时作出书面回复意见，经部门负责人签字、盖章，并明确是否采纳审计意见或建议，对不采纳审计意见或建议的应当说明理由→审计签署最终意见后返回规划基建处→正式招标文件送审计处备案。
（2）送审资料：招标文件送审函、招标文件拟定稿、立项审批资料、其他资料清单及附件，送审资料格式为纸质文档和电子文档。在同一立项项目下的招标事项，属于政策性规定或是按照建设管理程序要求必须进行招标采购的，可以不重复报送立项审批资料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，对审核内容无异议的，三个工作日内完成；存在异议的，视情况完成。
2．咨询服务合同审核
（1）审核流程：规划基建处初审并签署意见、盖章→审计处提出书面审核意见或建议反馈给规划基建处→规划基建处按时作出书面回复意见，经部门负责人签字、盖章，并明确是否采纳审计意见或建议，对不采纳审计意见或建议的应当说明理由→审计签署最终意见后返回规划基建处→正式招标文件送审计处备案。
（2）送审资料：合同送审函、立项审批资料、合同拟定稿、招标评标报告及中标通知书、询价纪要、物价收费标准、其他资料清单及附件，送审资料格式为纸质文档和电子文档。在招标阶段已通过立项审批，且相关资料已报送审计的事项，送审合同时可以不重复报送立项审批资料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，对审核内容无异议的，三个工作日内完成；存在异议的，视情况完成。
（二）勘察设计阶段
1．工程勘察、设计招标文件及合同审核
审核流程、送审资料及审核完成时间按（一）立项阶段第1点及第2点规定办理。
2．勘察、设计费审核
（1）审核流程：规划基建处审核勘察、设计单位提交的相关资料和费用支付申请报告并签署意见、盖章→审计处签署意见、盖章→返回规划基建处。
（2）送审资料：勘察、设计费申请审批表（由规划基建处统一制作）、委托编制合同、相关费用支付依据材料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，对审核金额无异议的，三个工作日内完成；存在异议的，视情况完成。
3．本阶段咨询服务招标文件、合同审核
审核流程、送审资料及审核完成时间按（一）立项阶段第1点及第2点规定办理。
（三）招标投标阶段
1．监理、施工招标文件审核
审核流程、送审资料及审核完成时间按（一）立项阶段第1点规定办理。
2．复核经规划基建处审核过的招标控制价
（1）招标控制价在10万元以下的工程项目：
①审核流程：规划基建处委托造价服务定点单位编制预
算控制价并审核→审核后的预算控制价文件，送审计处备案。
②送审资料：详见《广西大学工程项目招标控制价送审表》
③审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，对审核内容无异议的，三个工作日内完成；存在异议的，视情况完成。
（2）招标控制价在10万元以上（含10万元）的工程项目：
①审核流程：规划基建处复核经造价服务定点单位编制的预算控制价后，书面提交初审结果并盖章→审计处审核，提出审核建议并书面反馈规划基建处→规划基建处书面回复审计意见，并签字、盖章→审计处无异议后反馈规划基建处→正式文件送审计处备案→审计处出具预算审定单。
②送审纸质资料清单：详见《广西大学工程项目招标控制价送审表》
③审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定，每次书面或邮件反馈审核意见时，双方须明确修改完成时间。
（四）施工准备阶段
1．施工合同、监理合同审核
审核流程、送审资料及审核完成时间按（一）立项阶段第2点规定办理。
2．工程预付款支付审签
（1）审核流程：施工单位送审完整申请款项资料→监理单位签署意见→规划基建处初审并签署意见、盖章→审计处审签意见、盖章→返回规划基建处。
（2）送审资料：纸质版及电子版中标预算书、工程施工合同、履约保函、经规划基建处确认的材料采购计划表等相关资料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，对审核内容无异议的，三个工作日内完成；存在异议的，视情况完成。
（五）施工阶段
1．工程变更事项审核
（1）审核内容：审核工程量变更事项
①审核不可预见工程量：包括场地原始地面标高的测量、基础变更（桩长、超深、基础淤泥挖运、旧基础挖运、回填材料的变更）、拆除已按图施工完成的工程量等；
②审核无施工图纸或设计变更图纸不详，须现场核实工程量的隐蔽及不可复查项目；
③对地下及屋面防水、外墙及屋面保温、高大模板搭设等其他设计图详尽的隐蔽工程，根据实际情况进行抽查。
（2）审核流程：规划基建处在工程变更前三天（特殊情况除外）书面通知审计处并提交工程变更审批等相关资料→施工单位、监理单位、规划基建处、审计处现场核实、记录→在现场记录单上签字、确认→形成签证单
（3）送审资料：工程变更审批手续相关资料、工程联系单、图纸、原始测量数据、工程量计算式等资料。涉及到功能性变更等重大变更需提供论证资料。
（4）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定。
2．工程变更预算审核
（1）审核流程：规划基建处提交经过各级领导审批同意的审批意见书、规划基建处审核后的变更预算书等资料并盖章送审计处审核→审计处提出审核建议并书面反馈规划基建处→规划基建处书面回复审计意见，并签字、盖章→审计处无异议后反馈规划基建处→正式文件送审计处备案。
对未按规定报送审计处审核的变更预算不能作为支付变更工程进度款的依据，审计处不予审核变更工程进度款支付申请。
（2）送审资料：工程变更审批意见书、变更设计图、工程联系单、变更预算书等相关资料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定。
3．基建材料（设备）询价
（1）审核流程：学校询价小组询价确定的采购事项→按照《基建工程材料及设备采购询价小组工作规程》启动询价程序→审计处作为成员单位参与基建材料（设备）询价事项。
（2）送审资料：纸质版询价资料、工程施工合同等。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定。
4．工程进度款支付审核
（1）审核流程：施工单位送审完整申请款项资料→监理单位签署意见→规划基建处初审并签署意见、盖章→审计处审签意见、盖章→返回规划基建处。
（2）送审资料：规划基建处签署意见的工程进度申请表、施工单位报量及申请资料（含电子版）、监理单位审核意见、相关费用拨付的其他依据材料。对于合同外工程款申请时，还须提供学校审批同意资料、工程联系函、签证单、变更预算、变更图纸等完整资料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定。
5．工程监理费支付审核
（1）审核流程：监理单位签署意见→规划基建处初审并签署意见、盖章→审计处审签意见、盖章→返回规划基建处。
（2）送审资料：规划基建处初审意见书、监理合同（第一次请款必须提供）、施工单位报量及申请资料、监理单位审核意见、相关费用拨付的其他依据材料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定。
6．审核施工合同补充协议
审核流程、送审资料及审核完成时间按（一）立项阶段第2点规定办理。
7．审核工程索赔（包括工期索赔、费用索赔）
（1）审核流程：规划基建处报分管校领导或基建工程领导小组研究→需审计处审核的，规划基建处应填写工程索赔事项审计单，经过初审、签署意见盖章后送审计处审核→提出审计意见返回规划基建处→规划基建处报分管校领导或基建工程领导小组审批。
（2）送审资料：索赔内容、依据、损失和索赔费用预算书、监理单位意见等相关资料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定。
（六）竣工验收交付使用阶段
1．限额工程定点采购项目竣工工程量现场收方
（1）审核流程：规划基建处在工程现场验收前三天（特殊情况除外）书面通知审计处→审计处抽核工程量→收方单一式三份，经几方（规划基建处、审计处、施工单位、监理单位）签字后，一份留审计处存档。
（2）送审资料：工程联系单、图纸、原始测量数据、工程量计算式等资料。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定。
2．工程竣工结算价款审计
（1）审核流程：施工单位报送完整结算资料→规划基建处审核、书面提交初审结果并盖章→审计处审核，提出审核建议并书面反馈规划基建处→规划基建处组织施工单位、审计处对数→施工方同意后，审计处出具结算书、结算审定单→返回规划基建处。
（2）送审纸质资料清单：详见《广西大学工程项目结算送审表》。
（3）审核完成时间：自收到真实、完整、有效的送审资料起，按项目实际规模确定，每次书面反馈审核意见时，双方须明确修改完成时间。
二、审计处与规划基建处协调机制
双方部门在按以上要求开展工作的过程中，当发生需要进一步沟通、解决的问题，建议通过以下方式进行协调：
（一）需要进一步沟通解决的内容
规划基建处按规定流程及要求送审相关资料于审计处，在审核过程中，当审计发现送审的施工说明编制不明确、不合理、遗漏部分工程内容，或送审图纸设计深度不够；或审计处提出造价审核疑问时，规划基建处委托的事务所难以沟通、反馈时间较久；或审计处审核时间较长，无法按时审核完成等情况，双方应立即对有关问题进行沟通。
（二）沟通解决的方式
1．电话沟通
双方部门可以在审核过程中及时与相关科室进行电话沟通，反馈相关情况。双方项目负责人应在发现问题的第一时间及时与对方进行电话沟通，并口头达成解决意见，相关负责人应积极落实解决。
2．书面发函
当以上情况通过电话沟通两个工作日后未按口头意见解决问题的，审计处或者规划基建处将在电话沟通后的第二个工作日书面向对方处室发函反映相关情况，并在书面函件中明确规定“于两个工作日之内提交书面反馈意见”。
3．召开工作小组会议
当通过书面发函形式两个工作日后，审计处或者规划基建处仍未解决问题的或双方部门在沟通过程中表达不清，难以达成一致，双方部门将组织召开工作小组会议，根据工程重要程度确定参会人员，现场当面解决相关问题。
4．呈报学校审批
当召开工作小组会议后，仍未能解决相关问题，则由规划基建处行文呈报学校审批决定。
5．定期召开部门协调会
双方拟定于每周二下午定期召开基建部门与审计处协调会，将上周工程项目遗留问题及本周计划工程项目讨论、协调，促进工程项目的顺利开展。
三、其他说明
以上工程项目各阶段的基本流程及基本要求，只作为近期工程项目管理及审核约定，若后期学校出台的相关文件涉及到以上内容变化的，将针对以上内容及时作出修改与调整。
